Vereinswebsites entstehen selten am Reißbrett: Jemand im Vorstand kann es, und wenn diese Person aufhört, wird die Seite weitergereicht. Daraus folgen die typischen Baustellen: ein Terminkalender, der im April noch das Winterfest zeigt, Mannschaftsfotos ohne geklärte Einwilligung, ein Spendenhinweis mit einem steuerlichen Versprechen, das der Verein so nicht halten kann. Dieser Beitrag ordnet die vier Bereiche, die auf einer Vereinsseite anders laufen als auf der Seite eines Betriebs: Termine, Mitglieder, Spenden und die Übergabe an den nächsten Vorstand.
Das Wichtigste in Kürze
- In Deutschland gab es 2022 rund 657.000 zivilgesellschaftliche Organisationen, darunter mehr als 615.000 eingetragene Vereine (ZiviZ im Stifterverband 2023). Nur etwa ein Viertel hat bezahlte Beschäftigte.
- 57,0 Prozent der freiwillig engagierten Personen nutzten 2019 das Internet für ihre freiwillige Tätigkeit (Deutscher Freiwilligensurvey 2019). Der Terminkalender gehört deshalb an die erste Stelle der Navigation.
- Bildnisse dürfen in der Regel nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden (§ 22 KunstUrhG). Bei Minderjährigen kommt die Vertretung durch die Sorgeberechtigten hinzu (§ 1629 Absatz 1 BGB).
- Für Zuwendungen bis 300 Euro genügt der Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung, wenn der Verein zusätzlich den steuerbegünstigten Zweck und seine Freistellung von der Körperschaftsteuer auf einem eigenen Beleg aufdruckt (§ 50 Absatz 4 Satz 1 Nummer 2 EStDV). Mitgliedsbeiträge an Sportvereine sind dagegen nicht abziehbar (§ 10b Absatz 1 Satz 8 EStG).
- Sportliche Veranstaltungen eines Sportvereins sind ein Zweckbetrieb, solange die Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer 50.000 Euro im Jahr nicht übersteigen (§ 67a Absatz 1 AO).
- 26,3 Prozent der freiwillig Engagierten hatten 2019 eine Leitungs- oder Vorstandsfunktion, 1999 waren es 36,8 Prozent (Deutscher Freiwilligensurvey 2019). Legen Sie Domain und Zugänge auf den Verein.
Warum eine Vereinsseite anders funktioniert
Ein Betrieb schreibt seine Website für Kunden. Ein Verein schreibt sie für vier Gruppen gleichzeitig: für Mitglieder, die Termine und Trainingszeiten suchen; für Interessierte, die überlegen einzutreten; für Eltern, die wissen wollen, wer ihre Kinder betreut; und für Menschen, die spenden oder eine Veranstaltung besuchen möchten. Vier Gruppen, vier Fragestellungen, die eine einzige Startseite nicht bedient.
Dazu kommt die Größenordnung. In Deutschland gab es im Jahr 2022 rund 657.000 zivilgesellschaftliche Organisationen, darunter mehr als 615.000 eingetragene Vereine (ZiviZ im Stifterverband 2023). Die meisten dieser Organisationen werden ausschließlich vom Engagement freiwillig engagierter Bürgerinnen und Bürger getragen, nur etwa ein Viertel hat bezahlte Beschäftigte (ZiviZ im Stifterverband 2023). Wer die Website pflegt, macht das also in der Regel neben Beruf und Familie.
Das prägt jede Entscheidung über Technik und Aufbau. Eine Seite, deren Pflege eine Einarbeitung von zwei Abenden verlangt, wird nach dem nächsten Wechsel im Vorstand erfahrungsgemäß nicht mehr gepflegt. Es zählt nicht der Funktionsumfang, sondern wie schnell jemand ohne Vorkenntnis einen Termin einträgt oder ein Foto tauscht. Wir bauen Vereinsseiten deshalb schmal – was dazugehört, steht auf der Seite Webdesign für Vereine.
Der Verein als Rechtsform
Termine: der Kalender trägt die halbe Seite
Ein häufiger Grund, die Vereinsseite aufzurufen, ist eine Frage nach einem Termin: Wann ist das nächste Training, wann die Jahreshauptversammlung? 57,0 Prozent der freiwillig engagierten Personen gaben im Jahr 2019 an, das Internet für die freiwillige Tätigkeit zu nutzen (Deutscher Freiwilligensurvey 2019); bei der ersten Erfassung im Jahr 2004 waren es 39,2 Prozent der Engagierten. Der Kalender ist damit kein Beiwerk, sondern die Arbeitsfläche des Vereins.
Ein Kalender, der trägt, hat vier Angaben je Eintrag: Datum, Uhrzeit, Ort und die Abteilung, für die der Termin gilt. Fehlt die vierte, ruft jemand an. Vergangene Termine werden nicht gelöscht, sondern wandern in ein Jahresarchiv – der sichtbare Nachweis, dass der Verein aktiv ist.
- Datum und Uhrzeit stehen im Klartext, nicht nur in einer Grafik.
- Der Ort steht mit Straße und Ortsangabe, damit die Navigation ihn übernehmen kann.
- Jeder Termin trägt die Abteilung, für die er gilt – sonst melden sich Mitglieder, die nicht gemeint sind.
- Eine Ansprechperson steht mit ihrer Rolle dabei, nicht mit einer Privatnummer.
- Vergangene Termine bleiben erreichbar und wandern in ein Jahresarchiv.
- Absagen werden am Termin selbst vermerkt, nicht nur auf der Startseite.
Die Satzung soll Bestimmungen enthalten: [...] 4. über die Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung zu berufen ist, über die Form der Berufung und über die Beurkundung der Beschlüsse.
Die Satzung bestimmt, in welcher Form die Mitgliederversammlung einberufen wird. Steht dort die Einladung per Brief, ersetzt ein Eintrag auf der Website sie nicht – er ergänzt sie. Bis zu einer Satzungsänderung führt die Terminseite deshalb beides: den Termin und den Hinweis, auf welchem Weg die formale Einladung kommt.
Technisch ist der Terminkalender die Stelle, an der sich Aufwand am schnellsten rechnet. Ein Formular mit vier Feldern, aus dem ein fertiger Eintrag entsteht, spart über ein Jahr mehr Zeit als jede andere Vereinfachung. Wie das bei Terminen mit Anmeldung aussieht, steht in Online-Terminbuchung für lokale Betriebe.
Mitglieder zeigen: Fotos, Namen und die Einwilligung
Kaum etwas wirkt auf einer Vereinsseite so schnell wie ein Bild vom letzten Turnier. Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden (§ 22 KunstUrhG). Die Einwilligung braucht keine bestimmte Form, aber einen Nachweis – und den führt im Zweifel der Verein, nicht das Mitglied. Warum eigene Bilder besser wirken als gekaufte, steht in Eigene Betriebsfotos statt Stockbildern.
Für Veranstaltungen gibt es eine Ausnahme: Ohne die nach § 22 erforderliche Einwilligung dürfen Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen verbreitet werden, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben (§ 23 Absatz 1 Nummer 3 KunstUrhG). Sie trägt das Gruppenbild vom Vereinsfest, typischerweise aber nicht das Porträt eines einzelnen Kindes. Und sie endet dort, wo ein berechtigtes Interesse des Abgebildeten verletzt wird (§ 23 Absatz 2 KunstUrhG).
| Bildmotiv | Was in der Regel trägt | Was zusätzlich nötig ist |
|---|---|---|
| Gruppenbild vom Vereinsfest | Ausnahme für Versammlungen und ähnliche Vorgänge (§ 23 Absatz 1 Nummer 3 KunstUrhG) | Ansprechpartner und kurzer Weg zum Widerspruch |
| Mannschaftsfoto mit Namensliste | Einwilligung jeder abgebildeten Person (§ 22 KunstUrhG) | Getrennte Entscheidung über die Namensnennung |
| Porträt eines Kindes | Einwilligung, vertreten durch die Sorgeberechtigten (§ 1629 Absatz 1 BGB) | Schriftliche Fassung im Aufnahmebogen |
| Foto eines Vorstandsmitglieds | Einwilligung des Abgebildeten (§ 22 KunstUrhG); eine Befristung auf die Amtszeit folgt aus der Vereinbarung, nicht aus der Norm | Löschtermin nach dem Ausscheiden |
| Zuschauerbild vom Spielfeldrand | Nur bei erkennbarem Veranstaltungsbezug | Im Zweifel unschärferer Hintergrund |
Praktisch führt das auf eine Bildliste: je Bild der Anlass, das Datum, die Grundlage und die Person, die es hochgeladen hat. Sie kostet eine Viertelstunde im Monat und erspart die Rekonstruktion, wenn jemand um Löschung bittet. Welche Regeln für die übrigen Bildquellen gelten, steht in Bildrechte auf der Website.
Kinder und Jugendliche
Eintreten: der Aufnahmeantrag statt des Kontaktformulars
Ein Betrieb braucht ein Kontaktformular. Ein Verein braucht zwei: eines für Fragen und eines für den Eintritt. Wer eintreten möchte, hat sich bereits entschieden; ihn auf ein Feld mit der Überschrift „Ihre Nachricht“ zu schicken, verlängert den Weg. Die Satzung soll Bestimmungen über den Eintritt und Austritt der Mitglieder enthalten sowie darüber, ob und welche Beiträge von den Mitgliedern zu leisten sind (§ 58 Nummern 1 und 2 BGB) – genau diese Angaben gehören neben das Formular.
Was der Antrag fragt
Name, Anschrift, Geburtsdatum, gewünschte Abteilung, Beitragsgruppe. Jedes zusätzliche Feld senkt die Zahl der abgeschickten Anträge.
Was der Antrag nennt
Beitragshöhe, Zahlungsweise, Kündigungsfrist und der Zeitpunkt, ab dem die Mitgliedschaft gilt.
Was der Antrag trennt
Die Einwilligung in Bild und Namensnennung steht als eigener Abschnitt mit eigenen Kästchen. Sie ist keine Bedingung der Aufnahme.
Wer den Antrag bekommt
Eine Funktionsadresse der Mitgliederverwaltung, nicht die private Adresse einer Person.
Was danach passiert
Eine Bestätigungsseite und eine Nachricht mit dem, was abgeschickt wurde. Ohne Rückmeldung kommt das Formular oft ein zweites Mal.
Was jährlich geprüft wird
Beitragsgruppen, Ansprechpersonen und die erteilten Einwilligungen. Ein fester Termin im Jahreskalender genügt.
Die zweite Gruppe sind Menschen, die helfen, ohne einzutreten. Im Jahr 2022 sagten 30 Prozent der Organisationen, dass es bei ihnen freiwillig Engagierte gibt, die keine Mitglieder der Organisation sind; im Jahr 2012 waren es noch 21 Prozent (ZiviZ im Stifterverband 2023). Neben dem Aufnahmeantrag steht deshalb ein zweiter, kürzerer Weg: eine Helferliste für einzelne Termine, ohne Beitrag und ohne Mitgliedschaft. Wer diese Helfer später per Rundbrief erreichen will, braucht eine eigene Einwilligung – siehe Newsletter rechtssicher aufbauen.
Zwei Wege, ein Ziel
Spenden: was auf die Seite gehört und was nicht
Eine Spendenseite hat eine Aufgabe: erklären, wofür das Geld verwendet wird, und den Weg dorthin kurz halten. Eine Körperschaft verfolgt gemeinnützige Zwecke, wenn ihre Tätigkeit darauf gerichtet ist, die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet selbstlos zu fördern (§ 52 Absatz 1 AO). Der Zweck, den der Verein in seiner Satzung führt, ist damit zugleich die Überschrift der Spendenseite.
- Der Zweck steht konkret: nicht „Jugendarbeit“, sondern „Trikots und Fahrtkosten der D-Jugend“.
- Die Bankverbindung steht im Klartext auf der Seite, nicht nur in einem Bild.
- Der Hinweis auf den Nachweis steht daneben: Statt einer Zuwendungsbestätigung genügt der Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung eines Kreditinstituts, wenn die Zuwendung 300 Euro nicht übersteigt und der Verein den steuerbegünstigten Zweck, seine Freistellung von der Körperschaftsteuer und die Einordnung als Spende oder Mitgliedsbeitrag auf einem eigenen Beleg aufdruckt (§ 50 Absatz 4 Satz 1 Nummer 2 EStDV).
- Der Unterschied zwischen Spende und Mitgliedsbeitrag wird benannt: Nicht abziehbar sind Mitgliedsbeiträge an Körperschaften, die den Sport fördern (§ 10b Absatz 1 Satz 8 EStG).
- Die Mittel werden zeitnah verwendet, nämlich spätestens in den auf den Zufluss folgenden zwei Kalender- oder Wirtschaftsjahren; für Körperschaften mit jährlichen Einnahmen von nicht mehr als 100 000 Euro gilt diese Pflicht nicht (§ 55 Absatz 1 Nummer 5 AO).
- Die Seite sagt keine Zuwendungsbestätigung für Beträge zu, die der Verein nicht bestätigen kann.
<section class="spende">
<h2>{{ zweck }}</h2>
<p class="verwendung">{{ verwendung_kurz }}</p>
<dl class="konto">
<dt>Empfänger</dt><dd>{{ vereinsname }}</dd>
<dt>IBAN</dt><dd>{{ iban }}</dd>
<dt>Verwendungszweck</dt><dd>{{ zweck_kurz }}</dd>
</dl>
<p class="nachweis">
Bis 300 Euro genügt der Zahlungsbeleg zusammen mit unserem
aufgedruckten Hinweis auf Zweck und Freistellung
(§ 50 Absatz 4 Satz 1 Nummer 2 EStDV).
Darüber stellen wir eine Zuwendungsbestätigung aus.
</p>
</section>Wer Startgelder, Eintritt oder Vereinskleidung über die Website verkauft, verlässt den Bereich der reinen Spende. Sportliche Veranstaltungen eines Sportvereins sind ein Zweckbetrieb, wenn die Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer insgesamt 50.000 Euro im Jahr nicht übersteigen; der Verkauf von Speisen und Getränken sowie die Werbung gehören ausdrücklich nicht dazu (§ 67a Absatz 1 AO). Hier gilt, was in Vertrauen auf der Website steht: Geld fließt eher, wenn Herkunft und Verwendung nachvollziehbar sind.
Daneben steht eine zweite Grenze: Übersteigen die Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben, die keine Zweckbetriebe sind, insgesamt nicht 50.000 Euro im Jahr, so unterliegen die diesen Geschäftsbetrieben zuzuordnenden Besteuerungsgrundlagen nicht der Körperschaftsteuer und der Gewerbesteuer (§ 64 Absatz 3 AO). Für die Website heißt das: mitzählen, was sie einnimmt, und die Zahlen an die Kassenführung melden.
Abteilungen: eine Struktur, die den Verein abbildet
Ein Verein mit sechs Abteilungen hat sechs Redaktionen, und jede hätte ihre Seite gern anders. Wer das zulässt, hat nach zwei Jahren sechs Websites unter einer Adresse. Wer es verbietet, hat sechs Abteilungen, die ihre Termine wieder in einer Nachrichtengruppe verteilen. Die tragfähige Antwort liegt dazwischen: eine feste Vorlage je Abteilung mit gleichem Kopf, gleicher Navigation und gleicher Terminliste.
Besonders viele Menschen, 13,5 Prozent der Bevölkerung, engagieren sich im Bereich Sport und Bewegung (Abbildung 4-1).
Im Jahr 2019 übten 39,7 Prozent der Personen ab 14 Jahren in Deutschland eine freiwillige Tätigkeit aus (Deutscher Freiwilligensurvey 2019). Das erklärt, warum viele Vereinsseiten aus dem Sport kommen und warum ihre Struktur zum Vorbild für andere wird. Ein Musikverein, eine Freiwilligenorganisation oder ein Förderverein hat dieselben vier Bereiche, nur andere Begriffe: aus Trainingszeiten werden Probentermine, aus der Mannschaft das Register, aus dem Turnier das Konzert.
Für die Navigation folgt daraus eine einfache Regel: Abteilungen sind eine Ebene, keine zwei. Wer eine dritte Ebene braucht, hat in Wahrheit einen eigenen Bereich – etwa die Jugend mit eigenen Terminen, eigener Ansprechperson und eigenem Bildumgang. Vereine mit Angeboten im Gesundheitsbereich, etwa Reha- oder Herzsport, bewegen sich zusätzlich im Werberecht der Heilberufe; die Grenzen stehen in Praxis-Website und Werberecht.
Pflichtangaben und Einwilligungen
Auch ein Verein betreibt eine Website, die unter das Digitale-Dienste-Gesetz fällt, sobald sie geschäftsmäßig angeboten wird. Diensteanbieter haben für geschäftsmäßige, in der Regel gegen Entgelt angebotene digitale Dienste Informationen, die leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar sein müssen, ständig verfügbar zu halten (§ 5 Absatz 1 DDG). Dazu zählt unter anderem die Angabe des Handelsregisters oder ähnlicher Register, in das sie eingetragen sind, und die entsprechende Registernummer (§ 5 Absatz 1 Nummer 4 DDG).
Für den eingetragenen Verein sind das das Vereinsregister des zuständigen Amtsgerichts (§ 21 BGB) und die dortige Nummer, dazu der Vorstand als gesetzlicher Vertreter (§ 26 Absatz 1 BGB). Erfahrungsgemäß wird genau das nach einem Vorstandswechsel als Letztes aktualisiert. Wie eine vollständige Pflichtangabe aussieht, steht in Impressum: Pflichtangaben nach dem DDG.
Neben den Pflichtangaben steht die Einwilligung in die Datenverarbeitung: Karten, Videoeinbindungen und Besucherstatistiken laden erst nach einer Entscheidung des Besuchers, und die Datenschutzerklärung benennt, was der Verein selbst verarbeitet. Für Vereinsseiten lohnt der schmale Weg: eine Adresse mit Link statt einer eingebetteten Karte. Was dabei zu beachten ist, steht in Cookie-Banner nach der DSGVO.
Die Übergabe an den nächsten Vorstand
Der Punkt, an dem Vereinsseiten stehenbleiben, ist selten die Technik. Es ist der Wechsel im Amt. Im Jahr 1999 hatten 36,8 Prozent der freiwillig Engagierten eine Leitungs- oder Vorstandsfunktion inne, 2019 sind es hingegen 26,3 Prozent (Deutscher Freiwilligensurvey 2019). Anteilig übernehmen also weniger Menschen ein Amt – umso weniger Einarbeitung darf eine Übernahme verlangen.
- Domain auf den Verein: Inhaber ist der Verein mit seiner Anschrift, nicht ein Mitglied mit seiner Privatadresse.
- Zugänge in einer Liste: Domainverwaltung, Hosting, Postfächer, Redaktionszugänge – je Zugang eine Rolle und ein eigenes Kennwort.
- Redaktionsrechte nach Rolle: Wer Termine pflegt, braucht keinen Zugriff auf die Vorlagen. Nach einem Wechsel wird ein Zugang deaktiviert.
- Eine Seite Betriebsanleitung: Wo liegt was, wer ist zu rufen, was kostet der Betrieb im Jahr. Eine Seite, nicht zwanzig.
- Ein Übergabetermin mit beiden Vorständen: eine Stunde gemeinsam am Bildschirm, bevor der alte Vorstand aus dem Amt ist.
Diese fünf Punkte trennen eine Website, die den Vorstandswechsel übersteht, von einer, die danach das Programm des Vorjahrs zeigt. Wem Domain und Zugänge gehören und wie man das in zehn Minuten prüft, steht in Wem gehört meine Website?.
Der Sicherheitsteil der Übergabe
Was das für Ihren Verein bedeutet
Die vier Bereiche lassen sich in einer Reihenfolge angehen, die schnell wirkt: zuerst der Terminkalender, weil er die meisten Rückfragen erspart; dann der Aufnahmeantrag; dann die Spendenseite, weil sie die Aussagen enthält, die man nicht raten sollte; zuletzt die Übergabe, weil sie alles Vorherige haltbar macht.
Terminkalender
Eine Eingabemaske mit vier Feldern, ein Jahresarchiv und eine Ansicht je Abteilung, gepflegt vom Verein selbst.
Aufnahmeantrag
Ein Formular mit Beitragsgruppen, getrennter Einwilligung und Bestätigungsseite, das an eine Funktionsadresse geht.
Spendenseite
Zweck, Bankverbindung und die Hinweise zu Nachweis und Mitgliedsbeitrag entlang der Vorschriften, die dafür gelten.
Bildordnung
Eine Liste der veröffentlichten Bilder mit Anlass, Datum und Grundlage, dazu ein kurzer Weg zur Löschung.
Zugangsordnung
Domain auf den Verein, Zugänge je Rolle, eine Seite Betriebsanleitung für den nächsten Vorstand.
Laufende Pflege
Aktualisierungen, Sicherungen und ein fester Termin im Jahr für Angaben, Ansprechpersonen und Einwilligungen.
Für Vereine rechnet sich häufig ein monatlicher Beitrag statt einer einmaligen Investition, weil der Haushalt in Jahresscheiben geplant wird und ein Vorstandswechsel keine neue Beschlussfassung verlangt. Wie das aufgebaut ist, steht auf der Seite Website-Abo; die laufende Betreuung beschreibt die Seite Wartung.
Die meisten dieser Organisationen werden ausschließlich vom Engagement freiwillig engagierter Bürgerinnen und Bürger getragen, nur etwa ein Viertel der Organisationen hat bezahlte Beschäftigte.
Daran misst sich, ob eine Vereinsseite taugt: nicht an der Zahl der Funktionen, sondern daran, ob jemand nach zwei Jahren ohne Einarbeitung einen Termin einträgt, ein Foto tauscht und den Spendenhinweis versteht. Was in Ihrem Verein dafür fehlt, sehen wir uns gemeinsam an – einen Überblick gibt die Seite Leistungen.
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