Pflichtangaben in E-Mails: was in die Signatur gehört

Das Gesetz bestimmt den Geschäftsbrief nicht über Papier, Briefkopf oder Unterschrift, sondern über zwei Merkmale: Er kommt aus dem Geschäftsbetrieb, und er ist an einen bestimmten Empfänger gerichtet. Für den Kaufmann heißt es, die Angaben müssten auf allen Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ stehen (§ 37a HGB). Dieselbe Formulierung findet sich im GmbH-Gesetz (§ 35a GmbHG), im Aktiengesetz (§ 80 AktG), im Genossenschaftsgesetz (§ 25a GenG) und in der Vorschrift für OHG und KG (§ 125 HGB). Eine E-Mail mit einem Angebot, die Antwort auf eine Kundenanfrage, die Mail, mit der eine Rechnung verschickt wird, oder die Nachfrage beim Lieferanten nach einem Liefertermin: Das sind in aller Regel Geschäftsbriefe im Sinne dieser Vorschriften.

Dass E-Mails dazugehören, ist keine Auslegung aus jüngerer Zeit. Die Worte „gleichviel welcher Form“ kamen mit dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister, kurz EHUG, in die Vorschriften. Die Bundesregierung schrieb in ihrem Gesetzentwurf, die bisher schon vorgeschriebenen Angaben auf Geschäftsbriefen gälten künftig auch für den E-Mail-Verkehr (BT-Drucksache 16/960). Die Begründung weist zugleich darauf hin, dass die herrschende Meinung im Schrifttum Telefaxe und E-Mails schon vorher erfasst sah; die Änderung war also eine Klarstellung. Wer die Angaben im Briefpapier pflegt und in der Signatur weglässt, erfüllt die Pflicht nur für den Papierweg.

Eine Ausnahme nennt das Gesetz, und sie ist enger, als sie klingt. Keine Angaben brauchen Mitteilungen oder Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die nur noch die Einzelheiten des Falls eingesetzt werden (§ 37a HGB). Gemeint sind Formularschreiben in einer laufenden Kundenbeziehung, nicht die frei formulierte Mail an einen neuen Interessenten. Für Bestellscheine nimmt das Gesetz die Ausnahme ausdrücklich zurück: Sie gelten als Geschäftsbriefe, auch wenn sie als Vordruck verschickt werden (§ 37a HGB). Weil sich im Postfachalltag kaum trennen lässt, welche Mail unter die Ausnahme fällt, ist die praktische Folgerung einfach: Die Angaben stehen in jeder geschäftlichen Signatur, ohne Fallunterscheidung.

Für wen gelten die Vorschriften nicht? Sie richten sich an Kaufleute und Gesellschaften, die in einem Register stehen, also im Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister. Kleingewerbetreibende und Freiberufler ohne Eintrag haben weder Registergericht noch Registernummer, die sie nennen könnten. Für sie bleiben das Impressum der Website (§ 5 DDG) und die Pflichtangaben auf Rechnungen (§ 14 UStG) maßgeblich. Ob ein Betrieb als Kaufmann eingetragen sein müsste, ist eine eigene Frage; sie gehört zur Steuerberatung oder zur IHK, nicht in die Signaturvorlage.

Der Einzelkaufmann mit Handelsregistereintrag nennt seine Firma, die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“ beziehungsweise eine allgemein verständliche Abkürzung wie e.K., e.Kfm. oder e.Kfr. (§ 19 HGB), den Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer des Eintrags (§ 37a HGB). Steht in der Signatur nur der Name des Inhabers mit Telefonnummer, reicht das für den eingetragenen Kaufmann nicht. Der Ort der Handelsniederlassung ist der Ort, an dem das Geschäft geführt wird und wie er im Register steht, nicht der Wohnort des Inhabers.

Für die GmbH verlangt das Gesetz die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes, die Nummer des Handelsregistereintrags sowie alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG). Hat die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und hat dieser einen Vorsitzenden, gehört auch er hinein. Genannt werden die Personen mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (§ 35a GmbHG). „E. Mustermann“ genügt also nicht, „Erika Mustermann“ schon. Die Firma selbst führt § 35a nicht eigens auf; sie steht als Absender ohnehin über den Registerzeilen.

Zwei Punkte gehen dabei leicht unter. Erstens: alle Geschäftsführer, nicht nur die Person, die die Mail schreibt, und nicht nur die Hauptverantwortliche. Wer eine zweite Geschäftsführerin bestellt, ändert damit die Signatur jeder Person im Betrieb. Zweitens: Das Stammkapital muss nicht in die Signatur. Wer es aber nennt, muss das Stammkapital angeben und, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, auch den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen (§ 35a GmbHG). Eine Kapitalangabe ohne diesen Zusatz ist bei offenen Einlagen schlechter als gar keine.

Wie das zusammen aussieht, zeigt die folgende Signatur einer erfundenen GmbH mit zwei Geschäftsführern. Namen, Registernummer und Rufnummer sind Platzhalter. Die Adressen enden auf .invalid, eine Endung, die für Namen vorgesehen ist, die erkennbar ungültig sind (RFC 2606); sie gehört niemandem.

Die oberen Zeilen setzt jeder Absender ohnehin: Name, Funktion, Firma, Kontakt. Die drei unteren Zeilen sind die Pflicht. „Sitz der Gesellschaft“ ist der Ort aus Gesellschaftsvertrag und Register, nicht unbedingt die Anschrift der Werkstatt. Welches Amtsgericht das Register führt, steht im Registerauszug. Es ist nicht automatisch das Gericht am eigenen Ort: Zuständig ist grundsätzlich das Amtsgericht am Sitz des Landgerichts für dessen ganzen Bezirk, und die Länder dürfen die Register anders verteilen (§ 376 FamFG). Die Registernummer schreiben Sie mit dem Kürzel ab, das im Auszug davor steht, etwa HRB.

Für eine UG ändert sich nur die Firmenzeile: „Beispielbetrieb Haustechnik UG (haftungsbeschränkt)“. Für einen eingetragenen Kaufmann entfällt die Geschäftsführungszeile; statt „Sitz der Gesellschaft“ steht der Ort der Handelsniederlassung, und die Firma trägt den Zusatz e.K. Für eine GmbH & Co. KG kommt ein zweiter Block hinzu, etwa „Persönlich haftende Gesellschafterin: Beispielbetrieb Verwaltungs-GmbH, Sitz Hildesheim, Amtsgericht Hildesheim, HRB 00000, Geschäftsführung: Erika Mustermann“. Eine Postanschrift verlangt § 35a GmbHG nicht; für Rückfragen und Rücksendungen gehört sie trotzdem meist dazu.

Die Signatur im Hauptpostfach am Schreibtisch ist in der Regel eingerichtet. Lücken entstehen an den Rändern, dort, wo Mails aus einem anderen Programm, von einem anderen Gerät oder automatisch verschickt werden. Für die Pflicht ist das gleichgültig: Sie hängt am Geschäftsbrief, nicht am Programm, aus dem er kommt.

Wer die Lücken finden will, schickt sich selbst je eine Mail aus jedem Weg: vom Büro-PC, vom Smartphone, aus dem Browser, als Antwort, als Weiterleitung, aus jedem Sammelpostfach, aus dem Shop und aus der Buchhaltung. Was im eigenen Posteingang ohne Registerzeile ankommt, kommt beim Kunden genauso an. Der Test ist schnell gemacht und zeigt die Lücken, die sonst erst ein Kunde bemerkt.

Damit die Signatur bei mehreren Postfächern einheitlich bleibt, gibt es zwei Wege. Der einfache: eine verbindliche Textvorlage, zentral abgelegt und bei jeder Änderung an alle verteilt, mit einer kurzen Anleitung je Programm und Gerät. Der technische: Manche Mailserver können einen Textblock an jede ausgehende Nachricht anhängen. Das erreicht auch Smartphones, setzt den Block aber unter zitierte Verläufe und muss mit der Absenderkennung abgestimmt sein. Wird eine Nachricht nach der DKIM-Signierung noch verändert, kann die Prüfung beim Empfänger scheitern. Wie SPF, DKIM und DMARC zusammenspielen, steht in Professionelle E-Mail mit eigener Domain einrichten.

Dieselben Angaben stehen in einem typischen Betrieb an mehreren Stellen: im Briefpapier, in jeder E-Mail-Signatur, im Impressum der Website und in den Rechnungsvorlagen. Die Rechtsgrundlagen unterscheiden sich. Das Impressum verlangt bei juristischen Personen Rechtsform und Vertretungsberechtigte, das Register samt Nummer und, sofern vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 5 DDG). Die Rechnung braucht Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 UStG). Der Inhalt überschneidet sich aber so weit, dass eine Änderung an einer Stelle in aller Regel alle anderen betrifft.

Praktisch ist deshalb ein einziges Stammblatt mit den Unternehmensangaben: Firma, Rechtsform, Sitz, Anschrift, Registergericht, Registernummer, Geschäftsführung, USt-IdNr. Jede Vorlage, also Signatur, Impressum, Rechnungsfuß und Briefpapier, wird aus diesem Blatt befüllt. Ändert sich etwas, ändern Sie zuerst das Blatt und danach jede Stelle in einem Durchgang. Für die Website übernimmt das auf Wunsch die Website-Wartung, für Postfächer und Domain der feste Ansprechpartner beim Webhosting. Bei einer Umfirmierung hängen an derselben Liste auch Domain, Postfächer und Angebotsvorlagen; mehr dazu in Firmenname und Domain: Markenrecht vor dem Start prüfen.

Die Signatur hat noch ein zweites Leben: im Archiv. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 147 AO); handelsrechtlich gilt für Handelsbriefe dieselbe Frist (§ 257 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 AO). Eine Mail aus dem Dezember 2026 ist also in der Regel bis Ende 2032 aufzubewahren, länger, solange sie für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 AO). Ein Postfach beim Anbieter, das mit dem Vertrag endet, ist dafür kein Archiv; wie Sie Mailbestände sicher mitnehmen, steht in Domain und E-Mail umziehen, ohne dass Post verlorengeht.

Der Jahreswechsel ist ein guter Termin für den Abgleich: Rechnungsnummernkreise, Briefpapier und Vorlagen werden dann ohnehin oft angefasst. Steht ein Inhaberwechsel an, gehören Signaturen, Postfächer und Registerangaben auf die Übergabeliste; wie die aussieht, steht in Betriebsnachfolge: Website und Kundendaten richtig übergeben.