Betriebsnachfolge: Website und Kundendaten richtig übergeben

Wie eine Nachfolge ausgeht, ist sehr verschieden. Eine Metaanalyse des IfM Bonn über 23 (IfM Bonn) empirische Studien kommt zu dem Ergebnis, dass gut die Hälfte der Eigentümerinnen und Eigentümer – 54 % (IfM Bonn) – ihr Unternehmen an Kinder oder andere Familienmitglieder übergeben hat. Etwa 17 % (IfM Bonn) übertrugen es an Beschäftigte, weitere 29 % (IfM Bonn) an externe Führungskräfte, andere Unternehmen oder Interessenten von außerhalb. Für den digitalen Teil macht das einen Unterschied. Wer im eigenen Haus übergibt, hat die Zugänge vielleicht schon einmal benutzt. Wer von außen kommt, kennt nichts davon: nicht den Hoster, nicht das Postfach, über das das Google-Profil einmal bestätigt wurde, und nicht die Liste, an die jeden Herbst die Erinnerung zur Wartung geht.

Rechtlich entscheidet die Form des Verkaufs, wie viel Arbeit auf die Kundendaten entfällt. Beim Share Deal wechseln nur die Anteile einer Gesellschaft den Besitzer; die Gesellschaft bleibt Verantwortliche für ihre Daten, und datenschutzrechtlich wird grundsätzlich nichts übermittelt. Beim Asset Deal kauft der Nachfolger dagegen einzelne Wirtschaftsgüter – Maschinen, Fahrzeuge, den Firmennamen, den Kundenstamm – und führt den Betrieb in eigener Verantwortung fort. Die Datenschutzkonferenz, das gemeinsame Gremium der unabhängigen Aufsichtsbehörden von Bund und Ländern, hat dazu am 11. September 2024 (DSK) einen Beschluss gefasst. Darin hält sie fest, dass gerade Einzelkaufleute, Handwerksbetriebe und Personengesellschaften bei einem Betriebsübergang vor zusätzlichen Herausforderungen stehen, die sich beim Share Deal – der nur Kapitalgesellschaften offensteht – gar nicht stellen. Das ist der typische Fall für einen Handwerks- oder Familienbetrieb aus der Region.

Die Kundendatei ist beim Asset Deal kein Wirtschaftsgut wie eine Hebebühne. Mit dem Verkauf wechselt der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, und jede Übermittlung an den Nachfolger braucht eine eigene Rechtsgrundlage. Der Beschluss der Datenschutzkonferenz setzt deshalb schon vor dem Verkauf an: Während der Verhandlungen, also vor Abschluss des Vertrags, ist die Übermittlung personenbezogener Daten an mögliche Erwerber grundsätzlich unzulässig. Ausnahmen sieht er nur mit Einwilligung der Betroffenen vor oder im Einzelfall für besonders wichtige Vertragspartner. Der Interessent bekommt in dieser Phase Umsätze, Kundengruppen und Auftragsvolumen, aber keine Namensliste. Nach dem Vertragsschluss unterscheidet der Beschluss drei Gruppen von Kundinnen und Kunden mit jeweils eigenen Regeln, dazu kommen zwei Sonderfälle, die quer dazu liegen.

Für die erste Gruppe – Menschen, mit denen der Abgeber gerade über einen Auftrag spricht – gilt: Führt die Kundin oder der Kunde die Gespräche von sich aus mit dem Nachfolger weiter, ist die Verarbeitung der dafür nötigen Daten gedeckt. Im Übrigen darf der Abgeber die Daten übermitteln, wenn keine überwiegenden Interessen der Kundschaft entgegenstehen. Dem trägt nach dem Beschluss in aller Regel eine Widerspruchslösung Rechnung: Die Übermittlung wird mit einer angemessenen Frist von etwa 6 Wochen (DSK-Beschluss 2024) für einen möglichen Widerspruch angekündigt. Praktisch heißt das: Das Anschreiben geht rund sechs Wochen vor dem geplanten Datenübergang hinaus, nennt den Nachfolger mit Namen, erklärt, welche Daten übergehen und wozu, und bietet einen einfachen Weg für den Widerspruch an – eine Antwort per Post, per E-Mail oder einen Anruf. Wer widerspricht, wird aus dem übergebenen Bestand herausgenommen.

Die zweite Gruppe ist größer, als viele Abgeber erwarten. Als laufend gilt eine Vertragsbeziehung nicht nur, solange gearbeitet wird, sondern solange noch Pflichten daraus bestehen – bis hin zur Mängelgewährleistung. Der Beschluss weist ausdrücklich darauf hin, dass Gewährleistungsansprüche regelmäßig erst nach mehreren Jahren verjähren und bis dahin von einer laufenden Beziehung auszugehen ist. Übernimmt der Nachfolger diese Verträge mit der zivilrechtlich erforderlichen Genehmigung der Kundinnen und Kunden, kann er ihre Daten zur Vertragserfüllung verarbeiten. Für einen Dachdecker, eine Tischlerei oder einen Heizungsbauer bedeutet das: Die Liste der Baustellen der letzten Jahre ist keine Altlast, sondern der Kern der Übergabe. Sie sollte vor dem Stichtag mit Datum der Abnahme und Stand der Gewährleistung vorliegen.

Mit dem Stichtag wird der Nachfolger selbst Verantwortlicher und übernimmt eigene Pflichten. Nach dem Beschluss muss er die Kundinnen und Kunden, deren Daten er erhalten hat, nach Art. 14 (DS-GVO) informieren – innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens einen Monat nach Erhalt der Daten, und mit Hinweis auf ihr Widerspruchsrecht, soweit keine Ausnahme nach Art. 14 Abs. 5 greift. Viele Betriebe verbinden diese Information mit dem Begrüßungsschreiben des neuen Inhabers: ein Brief oder eine E-Mail, die sich vorstellt, das Team nennt und die Datenschutzhinweise beilegt. Das Schreiben sollte sachlich bleiben: Enthält es Werbung, gelten dafür die Regeln aus dem nächsten Abschnitt.

Viele Nachfolger möchten den eingeführten Namen behalten – aus gutem Grund, denn unter ihm finden Kundinnen und Kunden den Betrieb. Für Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs regelt § 22 Absatz 1 (HGB), dass der Erwerber die bisherige Firma fortführen darf, auch wenn sie den Namen des bisherigen Inhabers enthält, sofern dieser oder seine Erben ausdrücklich einwilligen. Die Kehrseite steht in § 25 Absatz 1 (HGB): Wer ein Handelsgeschäft unter der bisherigen Firma fortführt, haftet mit oder ohne Nachfolgezusatz für alle im Betrieb begründeten Verbindlichkeiten des früheren Inhabers. Eine abweichende Vereinbarung wirkt gegenüber Dritten nach § 25 Absatz 2 (HGB) nur, wenn sie ins Handelsregister eingetragen und bekanntgemacht oder dem Dritten vom Erwerber oder Veräußerer mitgeteilt wurde. Wird die Firma nicht fortgeführt, haftet der Erwerber nach § 25 Absatz 3 (HGB) nur bei einem besonderen Verpflichtungsgrund – insbesondere, wenn er die Übernahme der Verbindlichkeiten in handelsüblicher Weise bekanntgemacht hat.

Für die Website sind das keine Randnotizen. Ein Satz wie „Wir übernehmen alle Verpflichtungen unseres Vorgängers“ auf der Übergabeseite liest sich freundlich, kann aber genau die Art von Bekanntmachung sein, an die § 25 Absatz 3 HGB anknüpft. Ob der Nachfolger die Firma fortführt und wie ein Haftungsausschluss eingetragen oder mitgeteilt wird, entscheiden Kaufvertrag und Rechtsberatung, nicht die Website. Die Website setzt diese Entscheidung um, mit Formulierungen, die vorher abgestimmt sind. Ob der Betrieb überhaupt im Handelsregister steht und welche Regeln ohne Eintragung gelten, gehört ebenfalls in dieses Gespräch.

Das Impressum wechselt am Stichtag. Nach § 5 Absatz 1 (DDG) gehören unter anderem Name und Anschrift, unter der der Anbieter niedergelassen ist, das Handelsregister samt Registernummer, sofern eine Eintragung besteht, und eine vorhandene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinein. Bei einem Asset Deal ändern sich diese Angaben in der Regel: neuer Inhaber, gegebenenfalls neue Rechtsform, neue Registernummer, eigene Steuernummern des Nachfolgers. Die Datenschutzerklärung nennt ab dem Stichtag den neuen Verantwortlichen und seine Kontaktdaten; Einwilligungstexte in Formularen und im Hinweis zu Cookies ziehen mit. Welche Pflichtangaben im Einzelnen gelten, fasst unser Beitrag zu den Pflichtangaben im Impressum nach DDG zusammen.

Die Zeitspanne zwischen Vertrag und Stichtag ist der Engpass. Sie muss die Widerspruchsfrist aufnehmen, die Wartezeit im Google-Profil und die Umschreibung der Domain, und sie fällt meistens in eine Phase, in der Abgeber und Nachfolger mit Banken, Steuerberatung und Mitarbeitenden beschäftigt sind. Es hilft, die digitalen Aufgaben früh einer Person zuzuordnen – intern oder bei der Agentur, die die Website betreut. Nach dem Stichtag gehört die Website in dieselbe regelmäßige Pflege wie vorher, nur auf den neuen Namen: Updates, Sicherungen und Zugänge laufen über die laufende Wartung der Website. Und wenn der Nachfolger die Übernahme ohnehin als Anlass für einen neuen Auftritt sieht, lässt sich die Übergabeseite in einen Relaunch der Website einbetten; ob sich das lohnt, zeigt unser Beitrag dazu, wann sich ein Relaunch lohnt.